Quando si raccolgono dei dati che si riferiscono ad una
persona e/o ad un soggetto economico bisogna essere certi di aver inserito nel
form una informativa ben fatta (con
caratteristiche e finalità del trattamento).
Ci sono casi in cui non è necessario acquisire dei consensi,
come quando vengono raccolti per dare esecuzione ad un ordine.
In linea generale, è sempre necessario un consenso specifico in relazione al tipo
di trattamento del quale saranno oggetto i dati raccolti (consenso per invio
newsletter, per spedizione offerte commerciali, ecc.).
La regola base è che dobbiamo rispettare la finalità che abbiamo dichiarato.
-
I consensi, dice la legge, devono essere:
- informati (basati su un’informativa che faccia riferimento al
tipo di trattamento di cui sto parlando).
I dati “sensibili” (a differenza dei dati “comuni”) sono
quelli che possono dare origine a discriminazioni e vanno trattati con maggiore
attenzione (orientamenti sessuali, politici, religiosi, ecc.) per cui è
necessaria un’autorizzazione del Garante (la documentazione necessaria si trova
sul sito del Garante) e un consenso sottoscritto, con una dichiarazione firmata,
da parte del soggetto i cui dati sono trattati.
Il consenso dei dati “comuni” invece si perfeziona
registrando, memorizzando, l’accettazione del soggetto (ovvero “tracciando” il
fatto che abbia dato il consenso), come ad esempio aver selezionato un checkbox
sulla pagina del sito sul quale si trova il form e l’informativa.
Si possono inviare newsletter su temi diversi rispetto a
quelli indicati al momento della raccolta?
Si, se nell’informativa era stata indicata tale possibilità.
Per i database già esistenti, ad esempio di clienti raccolti
nel corso del tempo, è opportuno come minimo l’invio di un messaggio con il
quale si avvisa che, chi non vuole ricevere newsletter da quel momento in poi,
possa avere un’opportunità di opt-out.
Si possono prelevare indirizzi da un elenco categorico (per
es. Pagine Gialle)?
Se sto contattando un soggetto economico devo inviare un’informativa
con un meccanismo di opt-out (ovvero con possibilità di disiscriversi), anche
se c’è una prassi molto diffusa di invio dell’informativa assieme al messaggio
promozionale (ma che espone a contestazioni).
Quindi in sostanza va inviata un’email di cortesia con la
quale informo la raccolta da un elenco pubblico e con la quale si richiede il
permesso all’invio di altre comunicazioni, oltre ovviamente ad informativa e
possibilità di disiscriversi.
Il “tacito assenso” non è valido.
Quindi, se un destinatario dopo il primo invio non si
oppone, questo NON vale come accettazione all’invio di altre comunicazioni.
Possono essere inserite nelle liste dei contatti raccolti
sui miei canali “Social”?
Si, secondo il Garante, se raccolgo dei dati di persone che
si sono iscritte ad una mia pagina su social network (fan, follower). Tale
azione si può infatti interpretare come una manifestazione di interesse a
ricevere comunicazioni. A condizione che sul canale social venga indicato che esiste tale possibilità (ovvero che chi “mi
segue” potrà essere contattato).
Oggi, la comunicazione al garante va fatta nel caso in cui
si compilino delle liste profilate. Per il resto gli adempimenti sono di natura
interna (nominare gli amministratori di sistema e del trattamento, costruire
correttamente l’informativa, ecc.)
Se la richiesta di consenso avviene telefonicamente, la
legge non impone di registrarlo ma di annotare come ho raccolto il consenso,
documentando il più possibile come è avvenuto (nome operatore telefonico, data
e ora della richiesta, aver dato istruzioni precise all’operatore, ecc.)
Non è lecito ricontattare periodicamente chi non ha aderito
o chi lo ha rifiutato in precedenza.
Commenti e opinioni, ad esempio circa prodotti acquistati su
un sito e-commerce, possono essere pubblicati se è stata data l’informativa a
questo proposito.
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